W związku z zakończoną oceną formalną Inicjatyw złożonych w ramach II edycji projektu "Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne", Operatorzy przedstawiają stanowisko, niezbędne w zrozumieniu toku postępowania, związanego z tym procesem.

 

Ocena formalna, to proces, który weryfikuje czy uwarunkowania określone w poszczególnych punktach "Regulaminu Projektu 2014 - 2016" (dalej: regulamin) zostały spełnione. Kryteria te weryfikowane były na podstawie karty oceny formalnej, stanowiące załącznik do regulaminu - regulamin wraz z załącznikami był publicznie dostępny dla zainteresowanych.

Mając to na względzie, Operatorzy dokonali oceny poszczególnych Inicjatyw biorąc pod uwagę następujące kryteria:

1. Wnioskodawca złożył tylko jeden wniosek (zgodnie z punktem IV Regulaminu Projektu) - co należy interpretować, że wnioskodawca/realizator nie złożył więcej niż jeden wniosek zarówno członek grupy nieformalnej/samopomocowej jak i organizacji pozarządowej.

2. Wniosek został złożony w wymagalnym terminie przedstawionym w ogłoszeniu o naborze wniosków i jest kompletny - co należy interpretować, że wersja elektroniczna wniosku wpłynęła na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. w terminie do dnia 28 lutego 2015 roku do godziny 15:00 z uwzględnieniem 5 minut tolerancji.

3. Wniosek został złożony zgodnie z procedurami zawartymi w Regulaminie Projektu, w tym zwłaszcza na właściwych formularzach - co należy interpretować, że wniosek Inicjatywy został złożony w wersji elektronicznej w formularzu w pliku PDF, który był dostępny na stronie internetowej projektu, na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. - kryterium nadrzędne, którego złamanie powodowało negatywną ocenę formalną. W tym przypadku stosowano również kryterium podrzędne, jakim były „oczywiste omyłki pisarskie”, „skan wniosku” oraz „nieprawidłowe sumowanie kolumn w pozycjach budżetowych” - w tym przypadku ocena formalna była pozytywna pod warunkiem dokonania stosownych poprawek (warunek łączny).

4. Wnioskodawca spełnia warunki udziału w Konkursie (zgodnie z punktem IV Regulaminu Projektu) - co należy interpretować, że Wnioskodawca posiada status osoby prawnej lub fizycznej z uwzględnieniem zapisów szczegółowych ujętych w tym punkcie regulaminu. Operatorzy mając wątpliwości, co do statusu danego wnioskodawcy, oceniali pozytywnie pod kątem formalnym daną Inicjatywę pod warunkiem dostarczenia stosownego dokumentu potwierdzającego spełnienie tego warunku.

5. Inicjatywa jest adresowana do społeczności województwa podkarpackiego, a siedziba (adres) Wnioskodawcy (organizacji/grupy nieformalnej/samopomocowej) znajduje się na obszarze objętym Konkursem przez Operatorów - co należy interpretować, że zarówno Wnioskodawca jak i odbiorcy posiadają siedzibę/zamieszkują teren województwa podkarpackiego.

6. Harmonogram realizacji Inicjatyw i wydatkowania Dotacji, zostały przedstawione zgodnie z punktem V Regulaminu Projektu - co należy interpretować, że realizacja inicjatywy (w konsekwencji wydatkowanie dotacji) nie może być realizowana poza datami granicznymi w terminie od 1 kwietnia 2015 roku do 15 grudnia 2015 roku oraz, że inicjatywa nie może być krótsza niż 60 dni, a dłuższa niż 180 dni - w tym miejscu należy zauważyć, że kryterium nadrzędnym, jest data graniczna, która bezwzględnie musiała zostać zachowana przy planowaniu inicjatywy - jej naruszenie w jakikolwiek sposób, powodowało odrzucenie wniosku bez możliwości poprawiania. Kryterium podrzędnym w tym przypadku, był okres realizacji, który miał jednoznacznie wskazywać, jak długo ma trwać inicjatywa - kryterium to było oceniane w kategoriach zachowania tej zasady i z uwzględnieniem zapisów kryterium nadrzędnego (warunek łączny). Naruszenie kryterium podrzędnego powodowało odrzucenie wniosku bez możliwości poprawiania z wyjątkiem sytuacji, gdy ilość dni kalendarzowych wynikających z „budowy” kalendarza w okresie większym niż 180 dni, była wyższa o 4 i gdy zostały zachowane zapisy wymagane dla kryterium nadrzędnego (warunek łączny) - w innych przypadkach, wniosek był odrzucany pod kątem formalnym. Interpretacja taka, uwarunkowana jest w myśl zasady „dla dobra beneficjenta” - kryterium podrzędne nie wpływało w żaden sposób na kwalifikowalność działań i kosztów, gdyż ma ono charakter zabezpieczenia się przed realizacją krótko i długo terminowych działań, które nie są spójne z założeniami mikroprojektów,

7. Przedstawiony w formularzu wniosku budżet jest prawidłowo sporządzony (zgodnie z punktem VI Regulaminu Projektu), w szczególności nie zawiera błędów rachunkowych np. w wyliczeniu wkładu własnego - co należy interpretować, że budowa budżetu zawiera kryteria, szczegółowo opisane we wskazanym punkcie - dotyczy następujących zagadnień - kryteria nadrzędne: kwota i wykorzystanie dotacji, okres wykorzystania środków, wyłączenie z przeznaczenia jej na prowadzenie działalności gospodarczej, wysokość i rodzaj środków własnych, koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne, rodzaje kosztów - kryteria podrzędne: koszty administracyjne - w tym miejscu należy zauważyć, że ocena ta była również dokonywana z uwzględnieniem wagi danego kryterium, tj. w przypadku naruszenia kryterium nadrzędnego, ocena formalna byłą negatywna, a w przypadku naruszenia kryterium nadrzędnego, ocena formalna była oceną pozytywną z uwzględnieniem dokonania poprawek w tym zakresie (warunek łączny).

8. Kwota wnioskowanej dotacji nie jest mniejsza niż 2.000 zł i nie przekracza 5.000 zł - co należy interpretować, że kwota dotacji (nie całej Inicjatywy) nie może wyjść poza wskazane ramy finansowe.

9. Organizacja ma zaplanowany wkład własny w wysokości minimum 10% wartości wnioskowanej dotacji w postaci wkładu finansowego lub/i niefinansowego - co należy interpretować, że wnioskodawca/realizator zaplanował i wniesie do realizacji inicjatywy 10% wkładu własnego w postaci finansowej lub/i niefinansowej.

 

Bazując na tym, Operatorzy dokonali oceny formalnej wszystkich złożonych w ramach II edycji wniosków, publikując listę oceny formalnej, w której zamieszczono wnioski z uwzględnieniem następujących warunków:

- „przyjęty” - co należy interpretować, że wniosek został przekazany do dalszej oceny merytorycznej;

- „odrzucony” - co należy interpretować, że wniosek nie został przekazany do dalszej oceny merytorycznej w następstwie nie zachowania jakiejkolwiek z zasad wskazanych powyżej;

- „do poprawy” - co należy interpretować, że wniosek posiada status wniosku „przyjęty” i został przekazany do dalszej oceny merytorycznej warunkowo, po dokonaniu poprawek z uwzględnieniem wyjątków nie naruszających kryteriów nadrzędnych oceny formalnej;

- „oferent zrezygnował” - co należy interpretować, że nie został przekazany do dalszej oceny merytorycznej w następstwie wycofania się wnioskującego z chęci realizacji Inicjatywy.

 

Nie jest to jednak ocena ostateczna, gdyż zgodnie z Regulaminem Projektu ocena formalna prowadzona jest również na etapie oceny merytorycznej: "[...] na etapie oceny merytorycznej eksperci mogą również wskazać na wady formalne wniosku. W takiej sytuacji wniosek nie podlega ocenie merytorycznej i jest odrzucany z przyczyn formalnych. O ostatecznym kształcie budżetu Inicjatywy decydują KO, składająca się z Operatorów. W decyzji uwzględnia się uwagi Ekspertów [...]"

 

Operatorzy, formułując zapisy regulaminu oraz powyższą interpretację kierowali się następującymi przesłankami:

- zapisami regulaminu - punkt XII.2 - „Wszelkie aspekty/obszary/zagadnienia, które nie reguluje niniejszy regulamin, mogą być interpretowane przez Operatorów, poprzez odniesienie do innych dokumentów/regulacji prawnych obowiązujących na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w tym Ustawa o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, Ustawa Prawo o stowarzyszeniach/fundacjach, Kodeks Cywilny i innych (merytorycznie uzasadnionych).”

- założeniami mikroprojektów nałożonymi przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, tj. szeroko rozumiana edukacja obywatelska, osób i organizacji, którzy zaczynają tą aktywność i nie posiadają doświadczenia w tym zakresie.

Szanowni Państwo,

w odpowiedzi na liczne pytania kierowane do Operatorów projektu „Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne” dotyczące oceny merytorycznej wniosków informujemy, że wyniki oceny merytorycznej wniosków II edycji projektu zostaną ogłoszone 13 kwietnia 2015 r. w godzinach popołudniowych.

Szanowni Państwo,

w związku z analizą odwołań od oceny formalnej oraz trwającym równolegle procesem oceny merytorycznej wniosków w ramach II edycji projektu „Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne” informujemy, że:

- do drugiego tygodnia kwietnia 2015 roku, zostanie opublikowana lista rankingowa;

- wszystkie działania zaplanowane od 1 kwietnia 2015 roku do momentu rozstrzygnięcia konkursu realizowane są na własne ryzyko - jeżeli wniosek otrzyma dofinansowanie, wówczas wszystkie działania i koszty realizowane od 1 kwietnia 2015 roku zostaną uznane za kwalifikowalne;

- w przypadku wpływu powyższej sytuacji na harmonogram działań danej inicjatywy która zaczyna się od 1 kwietnia 2015 roku, wówczas będzie możliwość przed podpisaniem umowy, przesunięcia harmonogramu inicjatywy o tą ilość dni, które będą niezbędne do osiągnięcia założonych celów i działań z uwzględnieniem zapisów regulaminu.

Powyższa decyzja, podyktowana jest dużą ilością błędów i niedociągnięć ze strony wnioskujących, co wymaga rzetelnej analizy zespołu nadzorującego ocenę merytoryczną, a w konsekwencji, przeciągania się w czasie całościowej oceny wszystkich wniosków złożonych w ramach II edycji konkursu.

W związku z zakończonym naborem wniosków w ramach II edycji projektu „Akademia Aktywnych Obywateli - Podkarpackie Inicjatywy Lokalne” informujemy, że zakończona została ocena formalna. Ostateczna lista (do pobrania poniżej) zawiera informacje na temat wniosków, które przeszły pozytywną ocenę formalną (z adnotacją „PRZYJĘTY”), negatywną ocenę formalną (z adnotacją „ODRZUCONY” bez możliwości poprawek) oraz warunkową ocenę formalną (z adnotacją „DO POPRAWY” z możliwością dokonania uzupełnień).

Wnioski, które zawierają adnotację „DO POPRAWY” wymagają wyjaśnień i poprawy. W poniedziałek (16 marca br.), wszyscy wnioskodawcy, których to dotyczy, otrzymają informację w zakresie poprawek, które będą mieli prawo dokonać, aby móc uczestniczyć w dalszej procedurze wyboru projektów do dofinansowania. Uzupełnione wnioski z poprawkami, trzeba będzie przesłać na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. do środy (18 marca br. do godziny 24.00).
W tytule wiadomości należy podać numer, pod którym wniosek został zarejestrowany. Niedotrzymanie terminu skutkować będzie odrzuceniem wniosku.

Załączniki:
Pobierz plik (ocena_formalna_do_publikacji-1.pdf)Lista wniosków po ocenie formalnej[Lista wniosków]1116 kB